Entrada cuatro

Guía para implementar integraciones paso a paso

¿No conoces el proceso para implementar integraciones en una empresa? Aquí te explicamos el paso a paso.

Nicolás Alvarado

jun 24, 2022


Implementar integraciones puede ser uno de los procesos más relevantes a considerar en el correcto desarrollo de una empresa, pero no todos conocen realmente cómo hacerlo y el deber de un consultor y/o agencia es dominarlo. Por ello, en este artículo hemos preparado una pequeña guía que te mostrará el paso a paso para lograr el objetivo que necesitan tus clientes.

Paso 0: Prepararse

Antes de comenzar a hacer cualquier implementación es muy importante prepararse y adquirir todo el conocimiento necesario para el caso en el que se trabajará.

Por ello, algunas preguntas que debes realizarte son:

  • ¿El cliente tiene integraciones que se encuentran funcionando? ¿cuáles?
  • ¿Cuál es su Tech Stack?
  • ¿Qué herramientas se usan en cada departamento y/o área de la compañía?
  • ¿Cómo se tiene guardada la información?

Idealmente, toda esta información debe ser validada directamente con el cliente en una llamada exploratoria.

Paso 1: Determinar el requerimiento

Para iniciar, es muy importante establecer cuál es la necesidad del cliente, esto se logra indagando junto con él sobre los siguientes temas.

Metas y Planes: 

Definir una meta es, probablemente, la parte crucial de todo el proceso, esta le dará dirección al proyecto y te ayudará a definir el plan de acción.

Para ello, puedes optar por hacer las siguientes preguntas al cliente: ¿Qué le gustaría que hiciera la app que tiene actualmente en la empresa? ¿Qué quiere lograr con la integración?

También es fundamental definir los casos de usuario, con ello se podrá tener un buen entendimiento de las necesidades del cliente. Los casos de usuario constan de las tareas puntuales que el cliente quiere lograr.

Objetivo

Información:

Es muy importante conocer el estado actual de la información del cliente y, a su vez, el estado deseado después de la integración. Asimismo, un punto relevante es proyectar la cantidad de bases de datos que habrá una vez la integración esté completa. Si se considera que habrá más de una, se debe indicar cuál será el “source of truth” o la base que siempre tendrá la información más actualizada, y de la cual se apoyarán las otras para obtener información.

La información casi siempre está guardada en objetos o en tablas, los cuales deben ser examinados de la siguiente manera:

  1. Para cada uno se debe definir qué tipo de información es y cómo se relaciona con otros objetos o tablas. Al inicio, hay que preguntarse si esta información será dinámica o inmutable: La información dinámica puede cambiar con el tiempo, por ejemplo, el número de teléfono de un cliente; por el contrario, la información inmutable nunca cambia, por ejemplo, la fecha en que ocurrió un evento.
  2. Verificar cómo se relaciona la información. En general, nos interesa saber si la relación es uno a uno, es decir, un objeto de negocio (A) solo puede estar relacionado con un objeto (B), por ejemplo, la relación venta – cliente es uno a uno, ya que uno no le puede hacer la misma venta a dos clientes distintos. Ahora, una relación uno a muchos es una donde un objeto (A) puede estar relacionado con muchos objetos (B), usando el ejemplo anterior, la relación cliente – venta es uno a muchos, esto porque el cliente puede acumular varias ventas con el tiempo.

Paso 2: Escoger opciones

Una vez se tenga toda la información del negocio, se puede comenzar a considerar opciones. Para empezar, dependiendo del presupuesto y las necesidades del cliente, hay cuatro opciones para escoger:

  • Software nativo de HubSpot
  • Integraciones hechas y mantenidas por terceros
  • IPaaS (Integration Platform as a Service)
  • Integraciones Personalizadas

Y, dependiendo de la forma de la información, se debe seleccionar las herramientas adecuadas:

  • Si la información es inmutable: se usan los eventos en la cronología.
  • Para relaciones uno a uno: se utilizan propiedades personalizadas.
  • Para relaciones uno a muchos y que sea para uso externo: se utiliza HubDB.
  • Para relaciones uno a muchos y que sea para uso interno: se recomienda usar objetos.
Información

Nota para los formularios:

Para cosas simples que no requieran operaciones complejas en el BackEnd es mejor usar los formularios de HubSpot. Por otro lado, si se requiere hacer alguna operación compleja, se recomienda usar el API de formularios.

Paso 3: Elaboración de la integración personalizada

Si en el paso 2 se determina que la mejor solución es una integración personalizada, esto va a requerir trabajo extra, entonces, se necesitará establecer los siguientes criterios:

  • Primero, se tiene que determinar los endpoints, estos son los puntos de los cuales va a surgir y llegar información, por ejemplo una base de datos.
  • Segundo, se debe determinar bajo qué mecanismo se va a insertar y extraer información de los endpoints. Para esto se debe investigar si los endpoints tienen un API accesible y qué capacidades tiene esta API; si no es así, deberá determinarse qué métodos existen para poder acceder a la información, ¿se pueden hacer peticiones SQL directas a la base de datos?, ¿cómo están accediendo actualmente los usuarios a los datos?

Hay que tener en cuenta la posibilidad de que el usuario requiera tener objetos personalizados. Estos se requieren cuando los objetos que HubSpot tiene por defecto no son suficientes para cumplir las necesidades del cliente. En caso de necesitar objetos personalizados se recomienda hacer un diagrama entidad relación y discutirlo con el cliente para estar seguro de su requerimiento.

Finalmente, para hacer pruebas de la integración se recomienda crear una app privada en HubSpot, con ella se podrá acceder a la información en HubSpot de forma segura durante las pruebas.

Ahora que conoces un poco más sobre la implementación de integraciones estamos seguros de que querrás aplicarlo y queremos ayudarte con ello, por lo cual te invitamos a agendar una asesoría gratuita con nosotros en el siguiente enlace.

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1. Presta atención al comportamiento de tus leads

Existen distintas herramientas en línea que pueden ayudarte a analizar el comportamiento de los usuarios que hayan visitado previamente tu página web y/o abiertos tus emails; es importante que tomes nota a partir de estas acciones y elabores estrategias para confrontar aquellas situaciones de abandono.

2. Utiliza una buena estrategia de mailing

Tal como te mencionamos en el punto anterior, elaborar contenido relevante que pueda ser enviado por medio de correo electrónico es una buena estrategia para que tus prospectos conozcan tu marca y producto, eso sí, debes ser muy cuidadoso y evitar parecer invasivo.

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3. Integra equipos de ventas y marketing

Este punto es muy importante, sobre todo porque la comunicación es fundamental en toda estrategia de negocio. Imagina que cada equipo trabaje por su lado sin saber el estado real del negocio, o peor aún, que cada uno tenga una idea diferente sobre el producto que se está ofreciendo y el mensaje no sea correctamente transmitido a los clientes.

Recuerda que las reuniones y reportes por área son muy importantes para el correcto desempeño de una empresa.

4. Comparte contenido personalizado

No olvides que cada lead tiene una forma de ser y pensar muy distinta a los demás, entonces el contenido que reciba debe ser lo más parecido posible a sus preferencias. Para ello, apóyate del buyer persona del negocio, el cual es una representación semi ficticia de tu cliente ideal.

5. Establece y analiza tus métricas

Si no defines tus objetivos a corto, mediano y largo plazo no podrás medir los resultados de tus acciones. Es importante que todo ello sea trasladado a cifras reales y, en caso estas sean negativas, puedas hacer uso de un plan de contingencia y mejorar estos números.

What is Lorem Ipsum?

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry. Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged. It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Why do we use it?

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Where does it come from?

Contrary to popular belief, Lorem Ipsum is not simply random text. It has roots in a piece of classical Latin literature from 45 BC, making it over 2000 years old. Richard McClintock, a Latin professor at Hampden-Sydney College in Virginia, looked up one of the more obscure Latin words, consectetur, from a Lorem Ipsum passage, and going through the cites of the word in classical literature, discovered the undoubtable source. Lorem Ipsum comes from sections 1.10.32 and 1.10.33 of «de Finibus Bonorum et Malorum» (The Extremes of Good and Evil) by Cicero, written in 45 BC. This book is a treatise on the theory of ethics, very popular during the Renaissance. The first line of Lorem Ipsum, «Lorem ipsum dolor sit amet..», comes from a line in section 1.10.32.

The standard chunk of Lorem Ipsum used since the 1500s is reproduced below for those interested. Sections 1.10.32 and 1.10.33 from «de Finibus Bonorum et Malorum» by Cicero are also reproduced in their exact original form, accompanied by English versions from the 1914 translation by H. Rackham.

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